Datenschutz auf dem Zeltlager

Auf unserem Zeltlager verarbeiten wir etliche Daten von Dir oder Deiner Kinder, schließlich müssen wir alles wichtige über die Teilnehmenden wissen dazu gehören vorallem auch sensible Gesundheitsdaten wie Allergien oder Krankheiten. Nur so können wir in bestimmten Situationen auch passend handeln und die Kinder optimal betreuen.
Dennoch sollen die Daten bei uns sicher sein, unser vorgehen wollen wir hier kurz erläutern. Im unteren bereich dieser Seite findet ihr die offizielle Datenschutzerklärung.

Aufbewahrung und Transport der Anmeldungen

Die Anmeldungen werden bei der Lagerleitung persönlich abgegeben oder in den Briefkasten geworfen. Ab diesem Zeitpunkt werden die Anmeldungen nicht öffentlich bei einem der Lagerleitenden aufbewahrt und die Daten ins digitale übertragen. Die Übertragung erfolgt dabei stets verschlüsselt (https) über unsere eigene Cloud. Innerhalb der Cloud werden die Daten serverseitig verschlüsselt, die Server stehen in Deutschland bei unserem Hoster Hetzner.

Zum Zeltlager werden die Anmeldungen in einem verschlosseonen Aktenkoffer mitgenommen, zu dem nur die Lagerleitung zugang hat. Der Koffer wird nicht öffentlich in einem Privatzelt der Lagerleitung gelagert und ist nur für Notfälle vorgesehen. Nach dem Zeltlager wird der Ordner auf unserem Dachboden verschlossen gelagert bis die erforderliche Aufbewahrungsfrist verstrichen ist.

Verarbeitung der Daten

Für verschiedene Teams die sich mit dem Zeltlager befassen, werden unterschiedliche Listen mit den jeweils erforderlichen Daten erstellt. So erhalten zum Beispiel die Fotografen eine Liste mit den Teilnehmenden, die nicht oder nur Teilweise auf Fotos aufgenommen oder veröffentlicht werden dürfen. Das Küchenteam bekommt hingegen eine Liste mit Essensgewohnheiten oder Allergien.
Außerdem werden natürlich noch Listen erstellt, zum Beispiel für die Einteilung von Spielen, Bestelllisten fürs Grillen oder den Nachtwachplan. Alle Listen sind so aufgebaut, dass sie nur die Daten enthalten, welche zur Erfüllung des Zwecks zu welchem sie erstellt wurden notwendig sind.

Alle unsere „Großen“ (sprich Betreuer und Küchenteam) unterschreiben vor dem Zeltlager eine Selbsterklärung zur Verschwiegenheit und wurden über den Datenschutz Informiert und Sensibilisiert.

Aufbewahrung, Speicherung, Vernichtung

Alle Daten die wir aus den Anmeldungen erzeugen oder Listen die wir selbst erstellen werden ausschließlich verschlüsselt auf unserer eigenen Cloud gespeichert. Dort werden die Daten serverseitig verschlüsselt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht. Daten die in Papierform vorliegen werden nach verstrichener Frist verbrannt.

Weitergabe der Daten

Generell geben wir gar keine Daten weiter. Eine Ausnahme bildet aber die Beantragung von Fördergeldern beim Kreisjugendring Nürnberger Land dieser hat hier seine eigene Datenschutzerklärung veröffentlicht.

Speziell geben wir folgende Daten in Listen weiter: Name, Geschlecht, Alter, Wohnort, Zeitram des Zeltlagers und die Unterschrift des Kindes.
Der KJR gibt die Daten zum Teil an den Bezirksjugendring MIttelfranken und den Bayerischen Jugendring weiter.

Fotos

Fotos machen wir nur gemäß den Angaben auf der Anmeldung. So könnt ihr speziell angeben ob ihr gar keine Fotos möchtet, nur nicht im Internet veröffentlicht werden wollt, aber auf einem Flyer oder einem Plakat landen dürft. Oder aber einfach nur ein paaer Erinnerungsfotos auf der „Zeltlager-CD“ haben wollt.

Wenn Du die Anmeldung für dein Kind ausfüllst und bestimmte Nutzung der Fotos ausschließt, sprich bitte mit deinem Kind darüber und erkläre es ihm. Nichts ist für Kinder (und dadurch auch für uns) unangenehmer als wenn man nicht versteht warum man vor jedem Gruppenbild die Bildfläche verlassen muss.

Wenn uns die Nutzung der Fotos auf unseren Social-Media Kanälen bei Facebook und Instagram erlaubt wurde, gelten für dort veröffentlcihte Bilder nur die Datenschutzbestimmungen von Facebook oder Instagram. Bitte beachtet, das einmal veröffentliche Bilder nicht ohne weiteres aus dem Internet zu löschen sind, auch wenn diese von unseren Kanälen entfernt sind. Selbes gilt für unsere Webseite.

Nach dem Zeltlager erhalten die Teilnehmenden eine CD-Rom oder einen zugang zu unserem Online-Speicher mit den Fotos vom Zeltlager. Diese dürfen von den Teilnehmern nur im rechtlichen Rahmen genutzt werden, so dürfen Fotos nur dann veröffentlicht werden, wenn die darauf abgelichteten Personen dem zugestimmt haben.

Kontaktdaten

Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Adresse) nutzen wir im Vorfeld des Zeltlagers zur Kontaktaufnahme, zum verteilen der Packlisten und zum Klären von möglichen Rückfragen. Außerdem nutzen wir den angegebenen Notfallkontakt für Fragen bei Verletzungen oder Erkrankungen auf dem Zeltlager. Diese Kontaktdaten werden nicht in einem Mobiltelefon gespeichert, sondern werden stets erst bei Bedarf eingegeben. Die Kontaktdaten geben wir außerdem an das Notfallmanagement, bestehend aus Pastoralreferentin Anne und Pastoralasistent Ferdinand weiter.

Datenschutzerklärung für unser Zeltlager

Diese Datenschutzerklärung ist nur ergänzend zur Datenschutzerklärung für die Website zu verstehen und bezieht sich ausschließlich aufs Zeltlager.

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen für die Datenerhebung

Verantwortlich für die Datenerhebung ist die Katholische Jugend Bühl, vertreten durch die Lagerleitung Marvin Holfelder, Dennis Fink und Jonas Schwemmer, Kaltenhofstr. 35, 91245 Simmelsdorf Mail: lalei@jugend-buehl.de Telefon: 09155/26 39 989

Zwecke der Verarbeitung

  1. Einzelne personenbezogene Daten werden zur Durchführung des jeweils zugrundeliegenden Vertrags, zur pflichtgemäßen Betreuung während der Veranstaltung und/oder zu Zwecken des Nachweises von Belegen verarbeitet.
  2. Einzelne personenbezogene Daten werden zur Beantragung von Fördermitteln an Dritte (Kreisjugendring Nürnberger Land, dem Bezirksjugendring Mittelfranken, dem Bayerischen Jugendring sowie weitere Fördermittelgeber) weitergegeben und dienen damit dem Zweck der Veranstaltung.
  3. Fotos und/oder Videos für Online- als auch Printmedien dienen ausschließlich der Öffentlichkeits- und Elternarbeit des Veranstalters.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

  1. Sämtliche personenbezogenen Daten bis auf Fotos und/oder Videos werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO erhoben, da diese für die Begründung und Durchführung des zugrundeliegenden Vertrages zwingend erforderlich sind.
  2. Die Verarbeitung von Fotos und/oder Videos (Erhebung, Speicherung und Weitergabe an Dritte (s. unter 4) erfolgt aufgrund ausdrücklicher Einwilligung des/der Betroffenen, mithin gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO. Die Veröffentlichung ausgewählter Bilddateien in Publikationen des Veranstalters sowie auf dessen Social-Media Seiten o. ä. ist für die Öffentlichkeitsarbeit des Veranstalters erforderlich und dient damit der Wahrnehmung berechtigter Interessen der Beteiligten, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO
  3. Die Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte (s. unter 4) erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO, da dies zur Wahrnehmung berechtigter Interessen der Katholischen Jugend Bühl erforderlich ist.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Die personenbezogenen Daten werden weitergegeben an:

  1. Mitarbeitende auf dem Zeltlager für die Erfüllung der jeweiligen, sie betreffenden Pflichten.
  2. Dritte: Kreisjugendring Nürnberger Land, dem Bezirksjugendring Mittelfranken, dem Bayerischen Jugendring sowie weitere Fördermittelgeber gem. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO
  3. Zur Öffentlichkeitsarbeit werden Fotos/Videos in (Online)-Medien Veröffentlicht. Dieser Veröffentlichung kann auf der Anmeldung widersprochen werden.
  4. Für den Fall, dass eine ärztliche Versorgung notwendig ist, werden die notwendigen Daten an Ärzte, Krankenhäuser oder sonstiges medizinisches Versorgungspersonal weitergegeben.

Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Eine Übermittlung an ein Drittland findet nicht statt.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

  1. Mit Ausnahme der Fotos und/oder Videos werden personenbezogene Daten nach der Erhebung nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweilige Vertragserfüllung erforderlich ist. Das Kriterium für die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten ist die jeweilige gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Nach Ablauf der Frist werden die entsprechenden Daten vernichtet, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind.
  2. Fotos und/oder Videos, welche für die Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit des Veranstalters gemacht werden, werden vorbehaltlich eines Wiederrufs der Einwilligung des/der Betroffenen auf unbestimmte Zeit zweckgebunden gespeichert.

Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Sofern nicht anders gekennzeichnet, sind Sie dazu verpflichtet, die geforderten Daten anzugeben. Nur so kann eine Teilnahme erfolgen.

Betroffenenrechte

  1. Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
  2. Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO)
  3. Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Wiederspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
  4. Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatischer Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
  5. Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die Katholische Jugend Bühl, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
  6. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht, Postfach 1349, 91504 Ansbach, poststelle@lda.bayern.de, Telefon: +49 (0) 981 180 093-0.

Widerrufsrecht bei Einwilligung

Die Einwilligung zur Verarbeitung der Fotos und/oder Videos kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Wiederruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.